À propos de l’appel d’offres…

En 12 ans de «carrière» (soupir!), j’ai eu le plaisir de voir toutes sortes d’appels d’offres provenant de différents clients, entreprises, organismes, ministères. Une variété de documents écrits, adressés à des fournisseurs, dans le but d’obtenir une proposition complète, incluant habituellement une compréhension du mandat, de l’expertise de la firme, un échéancier, un budget et les bases d’une entente contractuelle pour la réalisation (conditions, propriétés, etc.).

Beaucoup de clients ont eu l’honnêteté de s’excuser en nous remettant leur appel d’offres, avouant candidement qu’ils n’avaient pas la chance d’acheter un site web très souvent et qu’ils ne savaient pas trop comment décrire leurs besoins. Comme tout marché en émergence (oui, oui, même après 12 ans, c’est en émergence!), les documents d’appel d’offres que nous recevons sont largement inspirés de gabarits utilisés dans des contextes différents, mais proche de la perception qu’on les gens de ce qu’est la conception et la réalisation d’un site web. Nous recevons donc des appels d’offres sous forme de:

• scénarios cinématographiques/télévisuels (une description écran par écran de l’action, incluant des durées précises: «ça devrait durer une heure»)
• briefing marketing (on nous a déjà demandé un site en 4 couleurs process)
• projets informatiques (les «ressources» doivent se qualifier expérience et taille des mandats)
• concepts étranges (rénovation d’immeuble? (avec garanties et assurances))

Malheureusement, peu de ces documents donnent le résultat souhaité: des propositions de sites Internet claires, complètes et surtout comparables. J’aurai l’occasion d’en faire un article plus détaillé sur la structure que devrait avoir le document (car tous les exemples précédents ont tout de même quelques éléments pertinents!), mais en guise d’apéro, retenons simplement trois points:

1) Vos objectifs.

Nous savons habituellement que vous voulez un site web, ce qui nous intéresse vraiment c’est pourquoi? Pour vendre, pour s’afficher, pour faire apprendre, pour sauver de l’argent? Il n’y a pas de mauvaises raisons, ce sont les votres, mais nous aimons bien les savoir et les comprendre. Dites-nous aussi comment ces objectifs se jouent dans votre contexte d’affaires.

2) La clientèle du site.

Il y a toujours deux clientèles pour un site! Le client traditionnel qui utilise le résultat mais aussi les administrateurs du site. Décrivez nous tout ce monde là! Leurs défauts, leurs qualités et en quoi ils sont stratégiques pour vous. N’oubliez pas les deux côtés de la médaille! Suggérez des approches, mais ne les exigez pas, laisser un peu de place aux «spécialistes» (notre humilité n’a pas de limite!), pour des suggestions!

3) Ce que vous attendez de nous.

Toujours un peu déstabilisant de recevoir de la part de client un appel d’offres où l’on nous demande de les accompagner dans la conception et la réalisation d’un site Internet, mais où tous les choix sont déjà faits: plateforme informatique, look graphique, architecture, etc. Si les choix sont faits, tant mieux, il suffit des justifier et de clarifier les attentes (vous chercher un graphiste et un programmeur? vous n’avez pas besoin d’accompagnement? pas besoin de conseil en communication, marketing? vous cherchez des exécutants, dites-le, pas de problème!). Énoncez votre grille d’évaluation clairement.

Retenez surtout que toutes les boîtes auxquelles vous vous adresserez ne sont pas semblables et ne vous offriront pas les mêmes avantages (ni les mêmes approches, ni les mêmes prix!):

• les boîtes informatiques à trois lettres ont leurs qualités propres pour les projets informatiques complexes (pas toujours évident de mettre ensemble des systèmes de données existants)
• les agences de communication vous aiderons au niveau d’une campagne plus globale (où le site web est souvent un élément parmi tant d’autres)
• les pigistes vous offriront un service précis à coût raisonnable (sans toutes les garanties d’une organisation plus organisée)
• Les boîtes résolument web vous offrirons les meilleurs de tout ces mondes (nous le croyons bien humblement!)

N’oubliez pas que le web, ce n’est ni seulement informatique, ni seulement communication, c’est tout ça à la fois: ce qui implique qu’il est normal que ça ne soit pas toujours facile à acheter, ni à évaluer.

Une dernière parenthèse, ne lancez pas vos appels d’offres à trop de fournisseurs à la fois. Rencontrez en quelques uns avec une grille d’analyse simple, choisissez les 2 ou 3 plus pertinents (pour des mandats de moins de 50 000 $) et ne vous gênez pas pour déterminer un budget. La plupart mettent beaucoup d’efforts à monter des propositions détaillées pour vous, et la théorie du «trop, c’est comme pas assez» devrait primer. Étant donné la variété des types de fournisseurs et des approches, vous vous retrouverez avec un casse-tête de solutions incomparables. Vous vous priverez des meilleures boîtes qui ont (un peu plus) la liberté de choisir leurs clients et qui ne prendront pas le risque de soumissionner contre 50 autres boîtes ou sur un appel d’offres trop générique ou trop précis.