Le mythe de la « plateforme CMS »

Il arrive souvent que des clients nous demandent « quelle est votre plateforme CMS? Combien ça coûte? ». Il semble que, depuis quelques mois, le besoin des clients de se sécuriser quant à leur autonomie dans la gestion de leur présence web a donné la chance aux vendeurs de « plateformes » de gestion de contenus (CMS) de laver le cerveau de bien du monde.

Mythe #1: vous aurez plus de facilité à mettre à jour le contenu de votre site parce que géré par un CMS.

Plusieurs personnes ont tendance à blâmer la complexité technique du HTML pour excuser leur manque d’autonomie dans la mise à jour d’un site. Plusieurs exemples prouvent pourtant qu’une fois équipée d’un CMS, ces sites ne sont pas plus souvent mis à jour. Ce n’est pas la facilité le problème, c’est le temps et la capacité à gérer ces mises à jour dans les entreprises qui fait la différence. C’est rarement un problème de technologie.

Oui, la technologie peut être un obstacle, mais un site bien fait, en HTML bien structuré et respectant les standards sera facilement éditable avec un éditeur de texte spécialisé (tel Macromedia Contribute (200$)), sans trop de formation technique. Oui, même dans un CMS, la technologie peut être un obstacle aussi, puisque bien des plateformes qui veulent tout faire sont lourdes et peu conviviales.

Seuls les contenus structurés, habituellement gérables dans une base de données (pour la recherche, le classement, etc.), ont vraiment avantage à être gérés par des outils de CMS spécialisé: catalogue de produits, nouvelles, bottins, agenda, etc. Et encore, il faut évaluer la fréquence des mises à jour et la quantité d’éléments d’information.

Mythe #2: il existe une seule et unique plateforme qui répondra à tout vos besoins.

C’est ce que j’appelle le mirage du couteau suisse… La « plateforme » unique fait généralement bien des choses, mais peu de choses de la manière dont vous les faites déjà. Pour le même prix que l’installation, la configuration, l’adaptation et la formation lié à une « plateforme » vous pourrez fort probablement faire bâtir des petits outils sur mesure parfaitement adaptés à vos processus actuel.

L’exemple typique: vous gérez le bottin de téléphone de l’entreprise dans une feuille Excel. Il est facile pour un programmeur de générer un petit outil qui mettra à jour le site directement à partir de la feuille Excel automatiquement. Avec un CMS, vous devrez gérer deux systèmes (la feuille Excel et le CMS) avec tout ce que ça implique de synchronisation. Oups, votre CMS ne permet pas d’imprimer la liste comme vous le souhaitez? Vous n’avez pas le même contrôle que dans Excel? Prévoir un supplément pour faire générer par le CMS une liste imprimable pour distribuer à vos collègues. On paye en double ou en triple.

La plupart des plateformes CMS sont des couteaux suisses, pour les adapter à vos processus internes, il vous faudra de l’énergie et de l’argent… Si vous n’utilisez que l’ouvre-bouteille, achetez-en un directement, il fonctionnera mieux et coûtera moins cher.

Mythe #3: c’est pas parce que c’est un « produit » que c’est plus fonctionnel et sécuritaire.

La plus grande arnaque des CMS de milieu/bas de gamme présentement est qu’ils sont vendus comme des « produits » et que les clients les achètent avec la même confiance qu’ils mettraient dans un logiciel commercial développé par un IBM ou un Microsoft, certains allant même à charger une licence annuelle ou mensuelle pour leur utilisation. La plupart de ces CMS ont été développés et perfectionnés pour quelques clients et ont été mis en marché sous forme de solutions toutes prêtes. J’exclus ici les solutions du monde du logiciel libre qui sont supportées par une grande communauté et habituellement gratuites et ouvertes et j’exclus aussi les plateformes des grands fournisseurs (IBM, Microsoft, etc.) qui sont beaucoup trop coûteuses et complexes pour le monde des PME.

Ce n’est pas parce que ça a un nom et que ça semble venir dans une boîte que c’est bien fait, éprouvé et sécuritaire. Préférez les outils de gestion de contenus spécialisés ou sur mesure aux plateformes de CMS trop universelles. Fouillez dans Google pour voir combien de gens utilisent cette plateforme, qui en parlent, qui la critiquent, vous serez surpris très souvent de ne rien trouver d’autres que le site du vendeur.

Mythe #4: les CMS permettent de gérer des processus complexes de publication, d’autorisation et de suivi.

Oui, effectivement, mais est-ce votre processus? Votre processus doit-il être complexe? Si 22 personnes doivent lire et approuver les textes avant publication, pensez-vous vraiment que le site sera mis à jour?

La plupart des plateformes professionnelles offrent des milliers d’options de sécurité, de gestion des accès, d’approbation de textes, etc. N’essayez pas d’adapter vos façons de faire à celles de la plateforme, choisissez des outils en fonction de vos objectifs et de vos processus. Idéalement, regardez comment vous pouvez simplifier le processus et déléguer les responsabilités clairement à l’interne. Payer pour des outils ou des processus que vous ne serez pas capable de maintenir plus de trois mois ne sert à rien.

Les bonnes pratiques:

1) Analysez votre processus de mise à jour.

Prenez le processus de mise à jour actuel, regardez comment vous pouvez le simplifier. Trouvez à l’intérieur de l’entreprise des individus motivés à être en charge de ce dossier, assurez vous qu’il y a le moins d’obstacles possibles entre l’individu et la mise en ligne. S’il doit y avoir des validations, assurez vous qu’elles ne retardent pas la mise en ligne, et qu’elles soutiennent les responsables (révision linguistique, aide à la rédaction, etc.) sans les contraindre.

2) Définissez vos objectifs, votre clientèle, vos contenus et vos processus.

Grave erreur que de magasiner une refonte de site web en débutant par le choix d’un CMS! On commence par la définition de la clientèle et des objectifs de communication, puis on bâtit l’architecture du site en priorisant les contenus et les interactivités possibles. C’est à cette deuxième étape que l’on organise les processus de mise à jour en fonction des contenus. Le choix des outils devrait se faire uniquement à ce moment et normalement votre fournisseur devrait être impliqué depuis la phase de définition. Le design et l’implantation suivront en fonction des décisions prises initialement.

Tout comme vous ne devriez pas vous fier à un fournisseur qui vous montre des maquettes graphiques avant même de vous avoir rencontré, ne vous fier pas à un fournisseur qui propose une plateforme CMS sans avoir analysé vos objectifs, votre clientèle, vos contenus et vos processus.

3) Ne restez pas prisonniers de votre fournisseur.

Ça c’est l’autre chose qui surprend le plus. Le principal argument en faveur de la plateforme est souvent l’autonomie dans la gestion des contenus. Assurez vous que le choix des outils de gestion (pas nécessaire une plateforme CMS) soit en ligne avec ce souhait: les contenus sont-ils facilement réutilisables si on change de plateforme, les contenus sont-ils utilisables (et accessibles) sans la plateforme, sont-ils sauvegardés dans une base de données documentée?

Assurez-vous aussi de ne pas être dépendant financièrement car les modèles d’affaires sont très variables, méfiez-vous des licences mensuelles ou annuelles, des frais cachés d’hébergement, des contrats de support obligatoire, des frais de mise à jour, etc.

Bref:

La plateforme n’est pas LA solution. Les objectifs et les processus priment en tout temps.

Il y a des solutions pour chaque type de processus et objectifs: des outils, des plateformes et de la programmation sur mesure. Aucune de ces solutions n’est magique, elles doivent faire l’objet de choix en fonction des contenus, des clientèles et des processus, pas l’inverse.

Oui, il est essentiel d’avoir une stratégie de gestion de contenus, ce qui implique des objectifs, des processus, des outils et surtout des humains. La refonte d’un site web ne devrait pas débuter par le choix de ces outils. Malheureusement plusieurs utilisent à tort les mots plateforme et CMS pour vous faire croire aux miracles!